Se requiere de una/un Secretaria(o)-Recepcionista para la Representación Residente de la CTB en Lima. La/El Secretaria(o)-Recepcionista reportará al Representante Residente y coordinará con los demás colaboradores de la oficina así como de unidades ejecutoras de proyectos y programas.
OBJETIVOS DE LA FUNCIÓN
Aportar un soporte administrativo y organizacional en el seno de la representación a fin
▪ de proveer un servicio óptimo en el manejo de información expedientes e información vinculados a la representación ;
▪ apoyar a los colaboradores de la representación en el cumplimiento de sus tareas cotidianas ;
▪ facilitar los intercambios entre la representación y los otros departamentos de la CTB, los socios, los proyectos.
DOMINIOS DE RESULTADO
Dominio de resultado 1 : en calidad de : Asistente administrativa(o)
Asumir la realización de tareas administrativas generales (correo, seguimiento de documentos)
Con la finalidad de garantizar un soporte administrativo eficaz a los superiores y a los colaboradores.
Tareas principales :
• Administrar el correo que ingresa y egresa: (correos electrónicos, cartas, fax, etc.): impresión/copia en caso necesario, registro, clasificación, archivos;
• Administrar los correo electrónicos de interés general;
• Elaborar cartas standard;
• Difundir mensajes de correo electrónico, memorando, cartas etc.;
• Mecanografía de correspondencia/documentos;
• Asegurar la disposición de los documentos y presentación, introducir correcciones en textos;
• Gestión de la agenda de la representación;
• Registro de los días de permiso y de misiones en el planning central;
• Apoyo administrativo general de la representación (copias, escáner de documentos, establecer y transferir algunos formularios (ej. solicitud de permisos para cooperantes, grabar CD’ s, enviar fax, etc.);
• Ayudar en la organización administrativa de misiones del exterior (reserva de hotel, organización agenda de reuniones, etc.);
• Preparar y enviar documentos hacia los proyectos, los socios, etc.
Dominio de Resultado 2 : en calidad de : Persona de contacto Centralizar las llamadas internas y externas, recibir documentos, sellar cargos, recibir visitas y atender al público en general Con la finalidad de ayudar a los colaboradores, a la dirección y al público en general en obtener las informaciones solicitadas y mostrar imagen de un servicio de calidad.
Tareas principales :
• Orientar y filtrar las llamas recibidas ;
• Atender a las visitas y al público en general ;
• Transmitir toda información del Representante Residente hacia los colaboradores.
Dominio de Resultado 3 : en calidad de : Organizador(a) Asegurar la organización, el buen desarrollo y el seguimiento de reuniones o de eventos internos o externos Con la finalidad de brindar servicios de calidad y de favorecer la comunicación y el intercambio de información.
Tareas principales :
• Organización práctica de reuniones (reservas, envío invitaciones,…) ;
• Elaboración de reportes de reuniones en casos específicos;
• Difusión de reportes/documentos a los actores involucrados.
Dominio de Resultado 4 : en calidad de : Responsable de los archivos de documentos Responsable del correcto registro, clasificación y archivo de la correspondencia y de todo documentos pertinente.
Con la finalidad de permitir a los superiores y colaboradores acceder rápidamente a toda información solicitada.
Tareas principales :
• Clasificar y archivar la documentación de todo tipo ;
• Actualizar toda información pertinente ;
• Recoger y organizar la documentación de forma proactiva ;
• Mantener los archivos en orden.
Dominio de Resultado 5 : en calidad de : Apoyo al responsable logístico
Colaborar con el encargado de la logística en asegurar la presencia de material necesario para el buen funcionamiento del servicio
Con la finalidad de facilitar las tareas de cada colaborador brindando el soporte logístico adecuado.
Tareas principales :
• Colaborar con el encargado de la logística dando avisos previos sobre la necesidad de adquirir material necesario y adecuado.
DIPLOMA Y/O EXPERIENCIA REQUERIDA PARA EL PUESTO
Diploma de Secretariado de academia de prestigio o experiencia minima de 3 años en actividades propias de la función.
CONOCIMIENTOS TECNICOS REQUERIDOS
• Domino del español escrito y hablado (excelente redacción);
• Muy buenos conocimientos del francés escrito y hablado ;
• Muy buenos conocimientos de MS Office (Word, Excel, Powerpoint,).
La/El candidata(o) idónea(o) deberá contar con facilidad para la toma de decisiones, solución de problemas, negociaciones, servicio al público, comunicación oral y escrita destacada, compromiso, creatividad, discreción, honestidad, iniciativa, habilidad para establecer relaciones interpersonales exitosas, responsabilidad y trabajo en equipo. El horario de trabajo será de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm. Con una hora de almuerzo. El/La profesional contratada(o) deberá ofrecer disponibilidad para viajar eventualmente dentro del país. Se ofrece atractiva remuneración y beneficios de acuerdo a ley desde el primer día, y la posibilidad de incorporarse a una organización de prestigio. Agradeceremos a las/los interesadas(os) se sirvan remitirnos su Curriculum Vitae con fotografía reciente al correo Vanessa.irus@btcctb.org.pe, indicando en el Asunto el título de la posición a la que postula. De no contar con los requisitos solicitados se agradecerá abstenerse de postular.
La fecha límite para postular es el 05 de febrero del 2009 a las 9:00 am.
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