Asistente de Procesos (2 vacantes)

Detalles de la Vacante

Código Vacante : VA/LCO/2009/ Asistente de ProcesosICS5
Título del puesto Asistente de Procesos (2 vacantes disponibles)
Nivel del Puesto G5 – ICS 5 (puesto local)*
Unidad Organizacional Centro de Operaciones de Peru (PEOC)
Sede Lima, Perú
Duración 01 año
Fecha de cierre 05 de febrero de 2009

Tareas y responsabilidades

Bajo la supervisión directa del Gerente del Centro de Operaciones el/la Asistente de Procesos lleva a cabo las siguientes actividades en colaboración con Oficial de Programas del Equipo de trabajo:

– Apoyo en la preparación de borradores de bases de licitación en coordinación con el Consultor responsable en el equipo de trabajo.
– Responsable del envío de documentos de licitación a los organismos que son clientes del Centro de Operaciones.
– Responsable de la recepción de consultas sobre procesos licitatorios y preparación de notas
aclaratorias correspondientes.
– Se encarga del envío absolución de consultas a las firmas participantes y a los organismos clientes.
– Apoyo en la preparación del Borrador de Informe de Evaluación Técnica y Económica.
– Responsable del envío de cartas a firmas participantes solicitando aclaraciones a la documentación presentada en procesos de licitación.
– Preparación de la notificación sobre los resultados de los procesos de licitación a las firmas
participantes y a los organismos clientes.
– Se encarga de la administración de Fianzas para procesos de licitación y contratos emitidos de
obras, verificando su validez; así mismo solicitando ampliación el plazo cuando corresponda o su devolución.
– Preparación cuando sea requerido de documentos de evaluación para firmas participantes en
procesos de adquisiciones.
– Es responsable de la recepción de documentos sobre reclamos a procesos y seguimiento con la
persona asignada al caso.
– Ingreso en el sistema automatizado correspondiente, las solicitudes de aprobación al Comité de
Adquisiciones de UNOPS.
– Apoyo en la preparación en las comunicaciones sobre resultados de procesos de licitación.
– Responsable de la devolución de documentos no abiertos a firmas participantes en procesos de
adquisiciones.
– Elaboración y envío de informes respecto a los procesos de adquisiciones, a los diferentes
organismos clientes del Centro de Operaciones.
– Encargado de la preparación de borradores de órdenes de compra y contratos de servicios y obras.
– Redacción de las actas de recepción y apertura correspondientes a documentos de procesos de
compra.
– Facilitación del intercambio de información con proponentes, organismos clientes, agencias del
Sistema de Naciones Unidas.
– Distribución de correspondencia recibida sobre los procesos varios a cargo del equipo de trabajo, siendo responsable de la reproducción de la misma cuando sea necesario.
– Organización de reuniones regulares y ad-hoc; preparación de minutas y resúmenes de las acciones que se tomen; seguimiento al progreso de asuntos que se planifiquen tanto con clientes del Centro de Operaciones como firmas proponentes.

Criterio de selección requerido

Competencias

– Habilidades: Capacidad analítica, coordinación y facilidad de negociación.
– Actitudes: Debe estar orientado al servicio al cliente, orientado a metas.
– Habilidad y experiencia de trabajar por objetivos, facilidad para monitorear el desempeño y
tomar las medidas correctivas que correspondan.
– Habilidad para trabajar siguiendo normas y regulaciones, así como procedimientos
establecidos por la organización.
– Habilidad para trabajar bajo presión y poder tomar acciones de manera proactiva
– Trabajo en equipo: Habilidad para interactuar, establecer y mantener relaciones laborales
efectivas con las personas en un ambiente multicultural, multi-étnico con sensibilidad y respeto a la diversidad.
– Compromiso en el aprendizaje continuo: Disposición para mantenerse al tanto en nuevos desarrollos relevantes a su campo de trabajo.
– Comunicación: Capacidad de comunicación comprobada (oral y escrita)
– Adicionalmente a los valores y competencias clave de las Naciones Unidas y la UNOPS debe
demostrar un buen conocimiento de las políticas de la UNOPS y entendimiento de sus operaciones; buen juicio y manejo discreto de material confidencial.
– Excelentes capacidades analíticas y de organización.

Educación/Experiencia/Idioma

– Educación secundaria completa
– 3 a 5 años de experiencia en el área administrativa y/o de adquisiciones de preferencia en organizaciones internacionales
– Buen manejo de prácticas de adquisiciones internacionales públicas es una ventaja
– Buen manejo de paquetes de software MS Word, Excell
– Experiencia en sistemas automatizados como Atlas es una ventaja
– Dominio del idioma español y conocimiento del idioma inglés

Envío de solicitudes

Los candidatos calificados deben enviar su solicitud, incluyendo una carta de interés, Curriculum Vitae actualizado y complete; así como un formulario de historia personal (P.11) (disponible en nuestro sitio web) a lco@unops.org a través de correo electrónico Por favor el código de la vacante y el título del puesto en la sección de asunto, cuando se aplique a través de correo electrónico.
* Por favor notar que este es un puesto a nivel local y está abierto a los ciudadanos locales del país de la sede del puesto, así como a individuos que tienen un permiso de trabajo valido.

Consideraciones Adicionales
– Solicitudes recibidas después de la fecha de cierre no serán consideradas
– Únicamente los candidatos que sea parte de la lista corta para entrevistas serán notificados.
– Se invita a todas las candidatas calificadas a enviar sus solicitudes
– UNOPS se reserva el derecho de nombrar a un candidato en un nivel inferior al anunciado para el puesto.

Para más información sobre UNOPS, por favor visite el sitio website de UNOPS: www.unops.org.