Asistente de Administración de Programas

DIVISION / DEPARTAMENTO / UBICACION: Internacional – Perú
TIPO DE CONTRATO: Indefinido

NIVEL: E1

PROPÓSITO DE OXFAM GRAN BRETAÑA: Trabajar con otros para encontrar soluciones duraderas a la pobreza y el sufrimiento.

PROPÓSITO DEL EQUIPO: Asegurar al equipo de programas del país un soporte administrativo, financiero, logístico y tecnológico de calidad y en conformidad con las obligaciones legales del país, que permita alcanzar los objetivos institucionales, asesorando la toma de decisiones para un mejor control de riesgos.

PROPÓSITO DEL PUESTO: Soporte efectivo al Administrador(a) de programas, en la gestión administrativa financiera de los programas, monitoreo administrativo financiero de proyectos según el ciclo de los mismos, gerenciamiento del riesgo de los fondos ejecutados por contrapartes, propuestas y reportes a donantes oportunos con información exacta, transparente y de calidad.

LINEAS DE REPORTE:
Reporta a: Administrador(a) de Programas
Le reportan al puesto: Ninguno

DIMENSIONES:

• Prepara reportes con información de calidad para su gerente de línea y para el equipo de programas de acuerdo a las demandas.
• Su trabajo involucra contacto con miembros del staff a varios niveles.
• El puesto esta orientado a la actualización y revisión en detalle de la información contenida en los sistemas (GL, OPAL, CRIMSON)
• Contribuye al desarrollo de procedimientos y sistemas para la mejora del servicio del área.
• Incluye trabajo en respuesta a necesidades y situaciones para garantizar el apoyo al Administrador(a) de programas en la gestión administrativa financiera de los programas y proyectos.
• El trabajo impacta en otras partes de la organización, beneficiarios y donantes.

RESPONSABILIDADES CLAVES:

Proceso de elaboración ejecución y control del presupuesto anual
• Apoya a la Administración de programas en el proceso de elaboración del Presupuesto
• Dar seguimiento al cronograma de pagos, cumplimiento de compromisos pactados en los convenios con contrapartes y de acuerdo a los resultados del análisis de los informes narrativos y financieros.
• Elabora las solicitudes de transferencia a contrapartes para la ejecución de las actividades de los proyectos.
• Apoya al equipo de programas y hace seguimiento al cumplimiento de los requisitos del sistema OPAL para efectivizar la transferencia de fondos a las contrapartes.
• Apoyo a la Administración de programas en la elaboración de reportes gerenciales y de pronóstico financiero.
• Apoyar al Administrador(a) de programas en las labores de cierre del presupuesto anual.

Evaluación y monitoreo administrativo financiero a contrapartes
• Apoya al Administrador(a) de programas en la elaboración de los convenios o cartas acuerdos con contrapartes acordes con la información del expediente de evaluación del socio.
• Realiza y controla el envío y devolución de los convenios o cartas acuerdos, verificando las firmas autorizadas de las contrapartes.
• Completa, verifica y archiva ordenadamente la documentación que sustenta la evaluación del socio, el convenio o carta acuerdo con la contraparte y transferencia de fondos.
• Recibe, registra y distribuye adecuadamente los informes narrativos y financieros de las contrapartes para su revisión y análisis.
• Apoya al equipo de programas con el Ingreso al sistema OPAL de los formatos de revisión de informes de las contrapartes.
• Apoyo al Administrador(a) de programas en la implementación del plan de monitoreo financiero a contrapartes, participando de las visitas o contactándolos virtualmente.
• Seguimiento e implementación a recomendaciones de auditorias de proyectos
• Apoyo al Administrador(a) de programas con el cierre de proyectos.

Propuestas, administración de contratos y reportes a donantes
• Envío de propuestas a donantes, cumpliendo los requisitos de presentación (impresión según indicaciones, fecha, etiquetado de sobres y otros).
• Provee al equipo de programas de los formatos de reportes y requerimientos de los donantes al inicio de actividades de cada proyecto.
• Apoyo al equipo de programas con la preparación de reportes a donantes.
• Apoyo en la verificación de la elegibilidad de gastos en los presupuestos presentados por las contrapartes en coordinación con el equipo de programas.
• Seguimiento al envío de reportes a donantes de acuerdo al “Donor Report Schedule”

HABILIDADES Y COMPETENCIAS:
• Identificación con los valores de Oxfam y compromiso para trabajar para superar las causas de la pobreza y la desigualdad.
• Formación superior o experiencia equivalente en Administración.
• Experiencia en organizaciones que trabajan para el desarrollo con cooperación internacional.
• Experiencia en monitoreo administrativo y financiero de programas y proyectos sociales.
• Dominio de MS office (Word, Excel, Access)
• Capacidad para organizar su trabajo efectivamente
• Capacidad de comunicarse con claridad y precisión
• Probada capacidad analítica
• Flexibilidad para adaptarse a situaciones cambiantes.
• Nivel avanzado de inglés (escritura, conversación y lectura)

APLICACIÓN:
Fecha límite de Aplicación: 07 de Octubre del 2008 hasta las 5:00 p.m. hora local.
Como Aplicar: Enviar su Currículo Vitae actualizado a jobs_peru@oxfam.org.pe