TERMINOS DE REFERENCIA
I. INFORMACIÓN GENERAL
Titulo: Asistente del Coordinador del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación Línea de Dependencia: Coordinador – Área de Paz
Lugar de Trabajo: PNUD Bogotá
II. CONTEXTO ORGANIZACIONAL
El asistente de coordinación del Area de Paz, Desarrollo y Reconciliación apoya a la gerencia del Area para el logro de su objetivo principal, que consiste en el fortalecimiento de capacidades nacionales y territoriales del Estado y de la sociedad civil colombiana para contribuir a la paz. Para asegurar una gerencia eficaz del area es importante que el Coordinador pueda tener apoyo en particular para el seguimiento de los programas estratégicos y para el seguimiento del trabajo de todo el personal del area.
III. FUNCIONES PRINCIPALES
1. Elaborar conjuntamente con el coordinador y revisar constantemente la agenda de la coordinación
2. Asegurar el seguimiento de las reuniones gerenciales, en particular reunión con representación, reunión con unidad de gerencia, reunión con management team, reunión con responsables territoriales
3. Asegurar el seguimiento de reuniones con socios estratégicos: gobierno, sociedad civil, donantes
4. Asegurar el seguimiento de las visitas de terreno de la coordinacion
5. Apoyar con la elaboración de memorias de reuniones estratégicas
6. Apoyar en el seguimiento de las necesidades en materia de recursos humanos
(procesos de reclutamiento, contratos, evaluaciones etc.)
7. Apoyar en la elaboración de presentaciones y material de apoyo para
reuniones estratégicas
8. Apoyar en la elaboración de informes de seguimiento
9. Seguimiento técnico de temas delegado por la coordinación (en particular
apoyo a trabajo interagencial, trabajo de comunicación externa, trabajo de análisis, trabajo de sistematización)
10. Organización del archivo y de los documentos del area
11. Coordinar la recepción de llamadas, correspondencia y visitantes de la
Coordinación de Paz.
12. Apoyo en la logística de los eventos y misiones
13. Apoyo en la recolección de firmas, elaboración de órdenes de desembolso y
órdenes de servicio
14. Apoyo como Monitor de Asistencia del personal de la Coordinación de paz
llevando al día los reportes mensuales de asistencia (monthly leave report).
15. Realiza la solicitud de tiquetes aéreos y reservas hoteleras del Coordinador del
Área de Paz asegurando la elaboración de Security Clearance para los viajes de misión.
IV. REQUISITOS
Formación: Formación universitaria, deseable en Ciencias Sociales, Jurídicas o Económicas.
Experiencia: Al menos 3 años de experiencia como asistente de gerencia. Experiencia en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc) y conocimiento avanzado en paquetes de base de datos, experiencia en el manejo de sistemas administrativos basados en Internet.
Competencias y Habilidades:
• Ejecuta las labores diarias de forma sistemática y eficiente.
• Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso.
• Está motivado y demuestra capacidad para conseguir conocimiento y desarrollo
personal.
• Tiene interés especifico en la problemática de la construcción de paz en Colombia
• Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.
• Planea y produce resultados de calidad para obtener los objetivos establecidos.
• Planea, prioriza, y entrega las tareas a tiempo
• Capacidad de trabajo en equipo
• Capacidad de relaciones con instituciones públicas y con organizaciones de la
sociedad civil
• Se valora la experiencia previa con Naciones Unidas
• Se valora el conocimiento de procedimientos administrativos del PNUD
Idiomas: Fluidez en Inglés
Las personas interesadas y que cumplan con los requisitos exigidos pueden enviar su hoja de vida a la dirección de correo electrónico vacantespnud@undp.org a más tardar el miércoles 15 de julio de 2009. Favor indicar claramente el título de la convocatoria y enviar las hojas de vida con tamaño maximo a 3MB, solo se contactarán las personas seleccionadas para entrevista.
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